FT раскрыла, что можно узнать о партнере из автоответов на деловые письма

Автоответы на рабочие письма не всегда говорят о лени сотрудников, выяснила газета Financial Times. По ее мнению, некоторые ответы могут говорить о презрении или быть криками о помощи

Автоответы на рабочие письма могут казаться просто удобным инструментом для оповещения коллег или клиентов. Однако колумнист Financial Times Сумайя Кейнс, проанализировав десятки автоответов, пришла к выводу: это не просто техническая функция. И не признак лени. Это зеркало, которое выдает профессиональное выгорание, скрытое презрение к коллегам и даже зависимость от работы.

Разбираем 10 типов автоответов, чтобы узнать, что они говорят об отправителе на самом деле.

«Я в отпуске, без доступа к интернету и мобильной связи. На случай, если я все же получу доступ, я разбил свой телефон, ноутбук и умные часы и выбросил их в океан».

Получали такое сообщение? Кейнс считает, что это — крик о помощи человека с серьезной зависимостью от работы и гаджетов. По мнению колумнистки FT, отправителя «стоит пожалеть», особенно в связи с тем, что сейчас у всех людей есть привычка рассеянно проверять телефон в поисках уведомлений и свежих новостей.

«Я в отпуске до пятницы, 21 августа. Если вам нужен срочный ответ, ниже приведены контактные данные трех коллег, которые могут ответить в мое отсутствие».

На первый взгляд, этот автоответ выглядит полезно, конкретно, профессионально. Но под поверхностью скрывается презрение, считает Кейнс. «Этот человек ненавидит тех коллег, потому что они когда-то предложили его в качестве замены», — отмечает она в своей статье. Получатель письма теперь часть его мести: пусть и его почтовые ящики захлебнутся письмами. Не стоит писать этим «заместителям» — они тоже в отпуске и наслаждаются отдыхом в пик сезона за чужой счет, добавляет журналистка.

«В настоящее время меня нет на рабочем месте, я пытаюсь вернуться домой после успешной победы над большим деревянным конем. Это может занять некоторое время».

Кейнс считает, что этот человек явно не проверял политику компании в отношении шутливых автосообщений, поэтому очень скоро будет уволен. Кроме того, поддержки от коллег ему не видать: опрос YouGov 2018 года показал, что только 15% британских взрослых считают, что автоответы должны быть забавными.

«В соответствии с рекомендациями правительства, я беру некоторое время на перезарядку».

Этот человек вовсе не «перезаряжается». Кейнс подчеркивает, что клише «отпуск нужен для восстановления» нежизнеспособно. По ее словам, когда в 2009 году норвежские власти обязали работодателей давать работникам старше 60 лет дополнительную неделю отпуска, исследователи не обнаружили никакого эффекта на снижение больничных. Более того, некоторые использовали это время, чтобы подработать на второй работе.

Это сообщение совершенно не нужно, и отправитель это знает. Засоряя почтовый ящик таким мусором, он демонстрирует, что он из тех, кто листает соцсети в поезде без наушников, подчеркивает колумнистка FT. Он точно не отметил свое отсутствие в корпоративной HR-системе. Вывод Кейнс: избегайте любых будущих взаимодействий с этим человеком.

«Я в отпуске и удалю все письма, полученные в мое отсутствие. Пожалуйста, отправьте сообщение заново в следующем месяце».

Этим сообщением автор хочет дать понять две вещи. Первая: он крайне популярен, и его почта переполнена. Вторая: отпуск — игра с нулевой суммой. То есть он считает, что его отдых возможен только за счет увеличения нагрузки на коллег: раз он не работает, значит, работать придется вам. И он дает вам это понять максимально прозрачно, считает Кейнс.

Этот человек даже не удосужился настроить автоответ. Он не ответит вам независимо от того, в отпуске он или нет. По мнению Кейнс, его послание таково: даже если вы требуете его внимания письмом, он вам ничего не должен. Впрочем, он дарит вам своего рода подарок — тишину, шутит журналистка.

Этот человек в отпуске с родственниками и хочет ответить на ваше письмо через 17 минут, а не через обычные шесть. У него тоже зависимость, но он считает ее силой, подчеркивает Кейнс. Он не читал исследований, показывающих, что получатели не срочных писем склонны переоценивать, как быстро отправитель ждет ответа. «Просвещать его было бы нестратегично», — считает журналистка.

Этот человек — француз. Почему? Кейнс объясняет: данные ОЭСР за 2018 год показывают, что взрослые французы брали в среднем на девять дней отпуска больше, чем британцы. «Утешайте себя тем фактом, что хотя отпуск действительно улучшает самочувствие, этот эффект исчезает вместе с загаром», — пишет она.

«Без призов догадайтесь, где живет этот парень», — пишет Кейнс. Годы идут, и американцы все реже отключаются надолго. По словам журналистки, в 1977 году около 3,4% опрошенных работников США сообщали, что брали целую неделю отпуска; к 2025 году эта доля упала до 1,6%.

Кейнс не просто классифицирует автоответы — она вскрывает системную проблему: современный офисный работник не умеет отдыхать, не умеет доверять коллегам и боится выпасть из повестки. Автоответ становится не просто вежливостью, а поведенческим маркером: он выдает тревожность, выгорание, пассивную агрессию и даже социопатию.

Кроме того, стоит помнить, что автоответ помогает формировать профессиональную репутацию. Поэтому важно формулировать его на основе правил деловой переписки.

Деловая переписка бывает разной по форме: от официальных писем до сообщений в мессенджерах. При этом деловые сообщения обычно строятся по одним и тем же принципам: важны понятная структура, выдержанный стиль и уважительный тон. Структура же письма зависит от его задачи: например, проинформировать о чем-то, пригласить, напомнить.

Структура состоит из трех основных частей: вступления, основной части и заключения. Существуют также отдельные правила для формата follow-up, который помогает поддерживать контакт после общения — личного или онлайн. О правилах адекватной деловой переписки с примерами и структурой — в материале РБК.

Источник: РБК